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시간 관리 매트릭스 : 시간을 최대한 활용

'계획은 아무것도 아닙니다. 계획이 전부입니다. ' -드와이트 D. 아이젠 하워 회장





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당신은 매일 24 시간을 받고 전문가들은 당신이 그들 중 8 명을 자야한다고 말합니다. 해야 할 일을 모두 완료하는 데 16 시간이 남습니다. 그렇다면 왜 항상 하루에 충분한 시간이없는 것처럼 보입니까? 그 딜레마에 대한 답은 시간을 관리하는 방법에 있습니다. 시도되고 입증되었지만 사용할 수있는 간단한 전략 중 하나는 시간 관리 매트릭스입니다. 가능한 한 적은 스트레스로 모든 책임을 완수 할 수 있도록 책임의 우선 순위를 정할 수 있도록 설계되었습니다.

그러나 시간 관리 매트릭스는 마법의 버튼이 아닙니다. 하루에 더 많은 시간을 추가하거나 여유 시간으로 작업을 완료하는 데 초인적 인 속도를 제공하지 않습니다. 또한 방해받지 않고 작업에 시간을 할애하는 동안 다른 모든 사람을 황홀하게 만들지 않습니다. 그것은 그런 종류의 매트릭스가 아닙니다! 그것의 대단한 점은 그것이 누구에게나 효과가있을 수 있다는 것입니다. 그러나 그것이 여러분에게 효과가 있는지 확인하기 위해 개발해야 할 특정한 태도와 기술이 있습니다.



매트릭스 자체와 미국 제 34 대 대통령과의 연관성을 설명하는 것으로 시작하겠습니다. 매트릭스의 장점을 강조하고 매트릭스를 최대한 활용하여 '해야 할 일'목록을 완성하는 방법에 대한 몇 가지 유용한 정보를 제공합니다.



시간 관리 매트릭스 란 무엇입니까?



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시간 관리 매트릭스는 종종 '아이젠 하워 매트릭스', '아이젠 하워 박스'또는 '아이젠 하워 결정 매트릭스'라고도합니다. 드와이트 '아이크'아이젠 하워 (1890-1969) 대통령이이 책을 만든 공로를 인정 받았으며 대통령 재임 기간 동안 사용했다고 전해지고 있기 때문입니다. 매트릭스 대중화와 관련된 또 다른 이름은 Stephen Covey (1932-2012)입니다. 그는 효율성과 리더십에 대한 아이디어로 다른 사람들에게 영감을 준 교육자, 작가 및 사업가였습니다. Covey는 그의 저서 'The 7 Habits of Highly Effective People'에서 아이젠 하워 매트릭스의 유용성에 대해 논의합니다.

아이젠 하워 행렬은 4 개의 사분면 또는 더 작은 정사각형 (상단에 2 개, 하단에 2 개)으로 나누어 진 정사각형입니다. 중요, 중요하지 않음, 긴급 및 긴급하지 않음의 네 가지 레이블을 사용합니다. 각 사분면의 레이블이 겹치면 다음과 같은 배열이됩니다.



  • 1 사분면 (왼쪽 상단)-중요 및 긴급
  • 2 사분면 (오른쪽 상단)-중요하지만 긴급하지 않음
  • 3 사분면 (왼쪽 하단)-긴급하지만 중요하지 않음
  • 4 사분면 (오른쪽 하단)-긴급하지 않고 중요하지 않음

우리는 종종 '중요 함'과 '긴급함'이 동일하다고 생각하여 혼동합니다. 그러나 시간 관리 매트릭스는 이들 간의 차이를 이해하는 것이 필요합니다. 이 두 단어는 일정 기간 동안 다루고 싶은 활동을 나열하는 단순한 시간 관리 차트를 넘어서 매트릭스를 취하는 책임이 있습니다.

중대한: 이러한 항목은 설정된 목표를 달성하는 데 필수적입니다. 당신은 그것들이 개인적 으로든 당신이 아끼는 사람 에게든 매우 중요하다고 생각합니다.



긴급한:이러한 항목은 즉시 수행해야합니다. 일반적으로 지연하면 다른 항목이나 삶의 영역에 즉각적인 영향을 미치기 때문입니다.



가장 적합한 레이블 조합을 기반으로 각 작업을 사분면에 추가하여 매트릭스를 완성합니다. 시간 관리 매트릭스가해야 할 모든 일뿐 만 아니라 시간에 대한 관련성 및 수요와 관련하여 어떻게 보는지에 대해 재고를 확보하도록 강제하는 방법을 즉시 확인할 수 있습니다.



사분면 : 중요 및 긴급

아이젠 하워 매트릭스의이 부분은 가장 높은 우선 순위를 두었던 작업을 담고 있습니다. 이러한 작업은 나중에 연기 할 수없고 즉시 참석해야하는 작업입니다. 여기 항목에는 고객이나 상사의 마감일이 빠르게 다가오는 것이 포함될 수 있습니다. 기타는 다음과 같습니다.



  • 의학적 응급 상황
  • 가족의 위기
  • 행사를위한 마지막 순간 준비

이러한 책임은 다른 누구에게도 위임 할 수 없으며 자신에게 맡겨야하는 책임입니다. 위임 할 수 있더라도 완료 세부 사항을 개인적으로 감독해야합니다.

작업에 대한 최신 정보를 지속적으로 확인하고 긴급 상황이 전혀 발생하지 않는 이상적인 세상에서 Quadrant One은 비어있을 것입니다! 그러나 우리 모두는 그렇지 않다는 것을 알고 있습니다. 따라서 실제로 사분면 항목은 소수에 불과합니다. 1 사분면을 최소한으로 유지하려면 2 사분면에있는 일을 꾸준히 수행해야합니다. 그렇게함으로써 매트릭스를 조정하고 다른 모든 것보다 우선하는 무언가가 나오기 때문에 상황을 전환해야하는 경우 스트레스를 덜 받게됩니다.

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또한 시간 관리 매트릭스의 첫 번째 부분에 항목이 너무 많으면 접시에 너무 많이 넣었거나 씹을 수있는 것보다 더 많이 물 었음을 나타낼 수 있습니다. 잠시 시간을내어 각 사분면 항목을 객관적으로 검토하십시오. 그들 중 일부는 2 사분면 또는 3 사분면에 있어야 할 수 있습니다. 원래 생각했던 것만 큼 중요하거나 긴급하지 않습니다.

1 사분면이 항상 넘쳐나고 있다면, 당신의 건강과 정신이 당신이해야 할 긴급하고 중요한 일의 산으로 침식되지 않도록 당신의 책임의 일부를 내려야 할 수도 있습니다.

사분면 : 중요하지만 긴급하지 않음

여기에서는 중장기 적으로 중요한 항목을 배치합니다. 한 번에 조금씩 다루도록 선택할 수 있습니다. 2 사분면은 미래를위한 전략 수립이나 계획에 매우 도움이됩니다. 이 직업은 당신의 관심을 상당히 많이받을 자격이 있습니다. (즉, 왜 당신이 그들을 중요하게 여기는지!) 그러나 그들의 완료는 큰 시급한 문제가 아닙니다. 궁극적으로 여러분은 업무의 대부분이 2 사분면에 속하는 것을 목표로하고 있습니다.

시간 관리 매트릭스의이 부분은 신체적, 정신적, 정서적 건강과 같은 전반적인 웰빙에 기여하는 활동을 위해 예약 될 수 있습니다. 운동, 휴가 일정 계획 또는 가족 및 친구와 좋은 시간을 보내는 것과 같은 것. 기타 가능한 사분면 두 항목은 다음과 같습니다.

  • 교육 과정
  • 전문성 개발
  • 이벤트 준비
  • 뉴스를 따라 잡기
  • 계획에 소요 된 시간

가능한 경우 책임을 위임하고 팀워크를 사용하는 것은 Quadrant Two 항목을 해결하는 두 가지 매우 좋은 방법입니다. 또한 급한 상황은 아니지만 2 사분면 활동에 시간을 할애하는 것도 중요합니다. 미루는 습관이 생기면 이러한 항목이 Quadrant One으로 전송되어 스트레스를받을 위험이 있습니다.

빠른 예는 자격을 업그레이드하지 못했고 전문 분야의 발전에 대한 최신 정보를 유지하지 못했기 때문에 자신의 직업이 현재 진행 중이라는 것을 갑자기 인식 할 때까지 항상 전문 개발을 연기하는 것입니다. 단기 집중 과정, 빠른 수정, 그리고 당신이 실제로 직업 개발을 중요하게 여기고 개선을 위해 노력할 것이라고 상사를 설득하는 것은 스트레스를 쌓을뿐입니다.

사분면 3 : 긴급하지만 중요하지 않음

사분면 3의 항목은 일반적으로 사분면 1과 2의 작업을 완료하는 데 방해가되는 방해 요소 또는 방해 요소로 간주됩니다. 전화벨이 울리는 것과 같은 긴박감으로 나타나지만 반드시 중요한 것은 아닙니다. 사분면 세 항목에는 다음이 포함됩니다.

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  • 일부 회의
  • 일부 전화
  • 일부 이메일

사분면 3을 채우는 것은 까다로운 경향이 있으며 중요한 것이 무엇인지 긴급한 것인지에 대한 이해로 귀결됩니다.

여기에 들어가는 좋은 예는 이전과 동일한 문제를 알고있는 한 달 동안 세 번째 3 시간 부서 회의가 다시 시작된다는 것입니다. 끝나면 모든 사람들이 평소처럼 사업으로 돌아갈 것입니다. 회의가 중요하다고 생각하지는 않지만 상사는 확실히 그렇기 때문에 긴급한 문제가 있습니다. 회의를 미룰 수 없습니다.

사분면 3의 항목에 관해서는 가능한 한 많이 위임하십시오. 위임 한 항목의 진행 상황을 확인하여 효율적이고 효과적으로 완료되었는지 확인해야 할 수도 있습니다. 그렇지 않으면 원래 요청했던 것보다 훨씬 더 긴급하게 사용자에게 돌아갈 수 있습니다.

또한 위임 한 책임이 실제 사람에게있을 필요는 없습니다. 예를 들어, 사분면 1과 2의 중요한 문제를 처리하는 동안 음성 메일을 사용하여 전화 통화를받을 수 있습니다. 나중에 당신이 너무 바쁘지 않을 때, 당신은 그들이 무엇에 관한 것인지 알아 내기 위해 메시지를 살펴보고, 아마도 전화를 돌려서 필요에 따라 각각을 처리 할 수 ​​있습니다.

4 사분면 : 긴급하지도 중요하지도 않음

아이젠 하워 매트릭스의 처음 3 사분면을 부지런히 채우면 4 사분면으로 강등되는 항목의 수에 놀라실 것입니다! 이러한 항목은 일반적으로 중요하지도 시급하지도 않은 나쁘고 비생산적인 습관입니다. 그들은 당신의 하루를 어지럽히는 경향이 있으며 중요하거나 긴급하거나 둘 다인 작업을 수행하는 데 방해가되는 것 이상을하지 않습니다.

소셜 미디어 계정을 지속적으로 확인하고 다음과 같은 것들이 있습니다.

  • 장시간 텔레비전 시청
  • 목표없이 웹 서핑
  • 험담을 중심으로하는 전화 대화

이러한 시간 낭비는 종종 긴급한 것처럼 보이게됩니다. 예를 들어 휴대 전화의 메시지 알림은 중요하지 않습니다. 시간 관리 매트릭스의 4 사분면에 배치하는 것이이를 제거하는 첫 번째 단계입니다. 당신의 시간은 다른 세 가지 사분면에있는 것들에 훨씬 더 잘 소비 될 수 있습니다-당신이 어느 정도의 중요성이나 긴급 성을 가지고 있다고 생각했던 것들.

물론 긴장을 풀고 긴장을 풀 시간을 찾는 것은 항상 중요하며 때로는 긴급해질 수 있습니다. 그러나 일상적으로 사소하고 비생산적인 추구를 추구하는 것은 일상 활동에서 제거해야하는 유형입니다.

시간 관리 매트릭스를 효과적으로 사용

정기적으로 수행

시간 관리 매트릭스를 작성해야하는 빈도에 대한 엄격한 규칙은 없습니다. 이는 상황, 작업량 및 완료해야하는 작업의 특성에 따라 다릅니다. 어떤 사람들은 매주 매트릭스를 검토하고 업데이트하는 것이 실용적이라고 생각합니다. 다른 사람들은 매일 작업하고 필요에 따라 작업을 삭제하고 추가하는 것을 선호합니다. 어떤 간격을 선택하든 매트릭스에서 작업 할 특정 시간을 따로 설정해 두십시오. 이렇게하면 완료되는 데 도움이됩니다.

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받아 적어

계획에 관해서는 펜과 종이로든 PC, 태블릿 또는 휴대폰에서든 항상 적어 두는 것이 좋습니다. 작성하는 시각적 매트릭스와 결합 된 바로 쓰기 작업은 당면한 작업을 분류 할 때 사고 프로세스를 개발하는 데 도움이됩니다. 시간 관리 매트릭스를 자주 볼 수있는 위치에 보관하는 것이 좋습니다. 컴퓨터의 홈 화면이나 전략적으로 배치 된 종이 하드 카피가 잘 작동합니다.

시간 관리 매트릭스는 작업을 완료하는 데 도움이되는 것 이상의 역할을합니다. 또한 한 걸음 물러나서 원하는 모든 일을 바라 보는 방식에 약간의 관점을 부여하는 방법이기도합니다. 매트릭스를 물리적으로 적어두면 그렇게하는 데 도움이됩니다.

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세부 정보 추가

매트릭스에 추가 한 세부 정보를 각 작업 (공격 계획, 일종의 공격 계획)을 처리하는 첫 번째 단계로 생각하십시오. 아이젠 하워 매트릭스에 각 작업을 배치 할 때 진술을 명확히하고 메모를 추가하고 큰 작업을 작은 작업으로 나눈 다음 해당 작업에 대해 별도의 달성 시간을 추가 할 수 있습니다.

융통성있게

시간 관리 매트릭스는 돌에 던져지지 않습니다. 중요하거나 긴급한 예상치 못한 이벤트가 언제든 나타나서 신중하게 계획 한 계획을 늦출 수 있습니다. 항목이 한 사분면에서 다음 사분면으로 이동하면서 장소가 바뀌는 것을 알 수 있습니다.

예를 들어, 2 사분면 (중요하지만 긴급하지 않음)에 마감 기한이 먼 직업을 배치했을 수 있습니다. 상황에 따라 전혀 참석할 수 없거나 원하는만큼 참석할 수없는 경우, 작업의 상당 부분이 아직 완료되지 않은 채 마감일이 갑자기 머리 위로 다가오고 있음을 알 수 있습니다. 즉, 마감일을 맞추기 위해 특정 작업을 Quadrant One (중요 및 긴급)으로 상향 조정해야합니다.

시간 관리 매트릭스 사용의 6 가지 이점

  1. 우선 순위를 배웁니다: 중요한 것들을 인식하고 주변의 중요하지 않은 산만 함과 구별하는 능력은 매우 귀중한 기술입니다. 시간 관리 매트릭스로 작업 할 때 우선 순위 지정이 더 직관적임을 알 수 있습니다. 즉, 관련성과 긴급 성과 관련하여 당면한 작업을 신속하게 평가 한 다음 그에 맞게 접근 방식을 조정할 수 있습니다.
  2. 더 조직화 됨 :아이젠 하워 매트릭스는 책임을 다하는 방법에 순서를 추가합니다. 따라서 우연히 일하는 대신 어떤 작업을 먼저 수행해야하고 어떤 작업을 일정 기간 동안 분산 할 수 있는지 알고 있습니다.
  3. 놓아주는 법을 배웁니다.시간 관리 매트릭스에 의존하여 작업을 수행 할 때 놓아 버리는 것은 산만 함만이 아닙니다. 또한 더 이상 책임을 맡을 수 없을 때와 일부 작업을 다른 사람에게 전달할 때가되었음을 깨닫는 법을 배웁니다.
  4. 자기 수양을 배웁니다.자기 수양은 의식적으로 행동을 통제하는 것입니다. 부정적인 행동을 포기할 때 긍정적 인 행동에 더 집중하는 것이 포함됩니다. 이 특성은 매트릭스의 처음 세 가지 이점 인 우선 순위 지정, 구성 및 산만 방지에서 자연스럽게 성장합니다.
  5. 당신은 더 많은 것을 성취합니다 :보다 체계적으로 구성되고 시간 낭비적인 활동을 피함으로써 중요한 일에 더 많은 시간을 할애하고 훨씬 빠른 속도로 할 일 목록을 작성합니다. 하루의 16 시간은 갑자기 그렇게 짧지 않은 것 같습니다!
  6. 스트레스를 덜받습니다 :종종 우리가 경험하는 스트레스의 대부분은 한 번에 할 일이 너무 많고 각 활동에 충분한 시간을 할애 할 수 없다는 느낌에서 비롯됩니다. 시간 관리 매트릭스를 사용하면 작업을 추적하고 기한을 맞추기 시작하여 많은 스트레스를 제거 할 수 있습니다.

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어떤 사람들은 매트릭스와 같은 시간 관리 워크 시트를 스스로 부지런히 구현할 수 있습니다. 그러나 다른 사람들에게는 숙련 된 전문가의 약간의 조언과 안내가 그들을 시작하는 완벽한 촉매제입니다. 만성적 인 미루는 문제, 지속적으로 조직화되지 않았거나 인생의 '중요하지 않고 긴급하지 않은'일에 지속적으로주의가 산만 해 지나요? 더 일찍 도움을 요청할수록 시간 관리 매트릭스가 제공 할 수있는 차이를 더 빨리 확인할 수 있습니다.

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